Partir vivre à l’étranger implique de nombreuses démarches. Que ce soit pour des raisons personnelles ou pour le travail, les démarches administratives et la paperasse ne manqueront pas. Pour des raisons administratives, il faudra fournir divers documents, surtout si vous comptez vous installer à l’étranger. Comme partout, certains d’entre eux devront être légalisés pour être recevables. Quels sont ces documents à faire légaliser avant de partir à l’étranger ? Comment les faire légaliser ? Comment cela fonctionne-t-il ?
Quels documents faut-il légaliser quand on part à l’étranger ?
Pourquoi légaliser les documents destinés à être utilisés à l'étranger ?
Légaliser un document signifie l'authentifier auprès des autorités compétentes à des fins spécifiques. Par cet acte, vous légitimez le document et pourrez l'utiliser auprès des diverses administrations, à l'étranger.
Partir à l'étranger : quels documents légaliser ?
Un document légalisé est nécessaire, voire obligatoire, pour être utilisé à l'étranger. Il peut s'agir de :
- documents nominatifs personnels : documents d'origine, contrats, diplômes, visas de travail, procurations, acte de naissance, autre acte d'état civil, casier judiciaire
- documents certifiés par un notaire : acte notarié par exemple
- documents d'entreprise : Kbis, contrats signés, statuts, appel d'offres, déclaration de conformité, certificat ou dispositif CE…
- documents d'export certifiés CCI : dispositifs médicaux, certificat de libre vente, certificat de produit pharmaceutique…
Quelle est la procédure de légalisation des documents devant être utilisés à l'étranger ?
La légalisation d'un document pour l'étranger est un visa se présentant sous la forme d'un tampon, autocollant ou timbre apposé sur le document original. Un document légalisé comprend la certification du Ministère des Affaires étrangères et celle du Consulat.
Si vous comptez déménager à l'étranger, la légalisation des documents se fera en fonction des exigences du pays de destination. Si vous restez dans la zone de l'Union européenne, les documents français sont acceptés. Il serait toutefois préférable d'y joindre une traduction pour faciliter les démarches. Si par contre vous sortez d'Europe, il est possible que certains documents doivent être légalisés. Les règles de légalisation reposent sur les accords et conventions établis entre chaque pays, de manière bilatérale ou internationale. Certains pays peuvent très bien accepter les documents français tandis que d'autres exigeront leur traduction assermentée.
Pour les documents publics ou privés, une apostille est nécessaire et devra être présentée avec les autres documents justificatifs. Il s'agit alors de l'authentification par la Cour d'appel dans le cadre d'une procédure plus simple, sans passer par le Consulat. Cela concerne des documents tels que l'acte civil, l'acte notarié, administratif et judiciaire. Pour être apostillé, le document devra présenter la signature de l'autorité, le nom et la qualité du signataire de l'acte. Il devra également comporter le sceau de l'autorité. La traduction des documents devra être réalisée par traducteur assermenté. Sa signature devra être authentifiée à la mairie ou devant un notaire.
Quelles démarches pour l'apostille des documents ?
Seule l'intervention de la Cour d'appel est nécessaire. L'apostille ne nécessite donc plus la certification du Consulat. La demande sera à adresser au service « Apostille » de la Cour d'Appel du département où vous résidez. Cette demande peut se faire sur papier libre ou sur un formulaire, selon vos dispositions. Joignez-y un timbre pour l'envoi de la réponse.
Pour les simples légalisations, vous devrez vous adresser au Bureau des légalisations du Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères. Vous gagnerez plus de temps en allant sur place puisqu'il vous sera possible d'obtenir une réponse dans l'immédiat. Cependant, vous pouvez également envoyer les documents par la poste en précisant le pays de destination. Néanmoins, un formulaire de demande en ligne pourra être complété pour les demandes de visas. Cela vous évitera de perdre votre temps dans les déplacements.
Dans tous les cas, comptez 48h pour la légalisation d'un document de plus de 15 pages. Il faudra un peu moins de temps pour des documents moins volumineux. Seuls les documents originaux et datés de moins de trois mois avant la demande seront valides. Au-delà de ce délai, votre demande risque de ne pas aboutir.
Les pays destinataires exigent certains documents avant de vous accepter sur leur territoire. Ceci pour obtenir des informations sur votre origine, mais également pour s'assurer que vous ne soyez pas une personne malintentionnée. Plusieurs documents devront ainsi être fournis et certains exigent d'être légalisés.
Dispense d'authentification pour l'Union européenne
Les documents à légaliser dépendent des pays de destination. Certains acceptent les documents français tandis que d'autres exigent une authentification. Les pays de l'Union européenne figurent parmi ceux qui valident certains documents français en leur état. Plusieurs documents sont alors concernés par cette dispense de formalité d'authentification au sein de l'Union européenne. Cela entre d'ailleurs dans les avantages octroyés par la zone entre les pays membres. Sont concernés par cette dispense, les actes de naissance, de décès, de mariage ou de divorce. Une traduction devra par contre être jointe pour la décision de divorce et la procédure de séparation de corps. De même pour le jugement supplétif d'acte de naissance ou de mariage.
Le certificat de vie (pour les personnes retraitées), d'adoption, de Pacte civil de solidarité (Pacs) ou sa dissolution sont également dispensés d'authentification. Il en est de même pour l'attestation de résidence ou le changement de résidence pour les Français à l'étranger. Tout autre document devra être apostillé sous peine de rejet. D'autres conditions seront imposées pour les documents comme le passeport, la carte d'identité nationale ou encore les documents sous seing privé.
Légalisation des documents : quelles conditions pour les autres pays ?
L'exigence de légalisation au sein d'autres pays dépend fortement des conventions et accords qu'ils ont établis avec les pays d'origine. Certains pays exigent par exemple la légalisation des documents traduits tandis que d'autres en sont dispensés. Les documents devront ainsi faire l'objet d'une traduction assermentée et non d'une simple traduction. La France exige par exemple une traduction assermentée ainsi que des documents authentifiés pour les pays hors de l'Union européenne.
Par contre, tous les actes sous seing privé seront obligatoirement soumis à une légalisation. Seront compris dans le lot, les reconnaissances de dettes, contrats, attestation sur l'honneur, lettre de recommandation ou encore facture. Ces derniers devront ainsi comporter une signature originale avec le nom et la qualité du signataire. La signature devra par la suite faire l'objet d'une certification au niveau de la mairie, à titre gratuit, ou auprès d'un notaire. Celui-ci sera par contre payant.
Un tableau récapitulatif est d'ailleurs mis à jour régulièrement par le ministère des Affaires étrangères pour vous tenir au courant des dernières nouvelles.
